Hoe dichter we bij 25 mei komen, hoe groter het besef wordt dat de AVG nu echt ingaat en hoe zenuwachtiger de markt wordt. Waar we voor moeten waken, is paniek. Want dat is nergens voor nodig. Wel is het zo dat er een aantal zaken goed geregeld moeten zijn. In praktijk is dit vaak goed te doen. Hieronder staan een paar voorbeelden van vragen en situaties uit de praktijk. Persoonsgegevens of niet?
Veel gegevens die toeleveranciers van agrarirs verwerken zijn helemaal geen persoonsgegevens. Het registreren van het aantal melkkoeien op een bedrijf valt bijvoorbeeld buiten de AVG. Ga dus na wat er daadwerkelijk aan persoonsgegevens wordt geregistreerd. Zeker binnen de agrarische sector zijn de meeste gegevens als bedrijfsgegevens te interpreteren. Niet onnodig toestemming vragen
De laatste weken en vooral de laatste dagen ontvangt iedereen priv en zakelijk e-mail waarin toestemming wordt gevraagd om te mogen blijven mailen. Hoewel dit een nobele actie is, is het de vraag of het nodig is en kan het effect erg negatief zijn. Betalende klanten mogen bijvoorbeeld gewoon benaderd worden. Ook relaties waar al lange tijd contact mee is, hoeven niet zonder meer om toestemming te worden gevraagd. Op een dergelijk manier (onnodig) toestemming vragen kan ervoor zorgen dat u het overgrote deel van uw bestand in de nabije toekomst niet meer kan benaderen. U heeft uzelf opgelegd toestemming nodig te hebben, maar deze lang niet overal gekregen.
Een betere optie is om proactief te melden welke soort gegevens u heeft. Dit kan via uw website maar ook per e-mail of brief. Mochten bedrijven geen informatie meer willen ontvangen, dan kunnen ze de route volgen die u ze aangeeft. Databestanden versturen
Dat kan nog steeds. Ga ook hierbij na om wat voor gegevens het gaat en hoeveel. Financile en medische gegevens van een persoon verdienen een heel andere beveiliging dan een lijstje met naam, adres en woonplaats. Een wachtwoord op een Excel bestand zetten is dan voldoende. Sluit wel met de partijen, aan wie data wordt verstuurd, een verwerkersovereenkomst af. Het is raadzaam om rondom verwerkingsovereenkomsten de hulp in te roepen van een ervaren persoon of jurist.
Heeft u een aantal zaken nog niet geregeld? In het artikel Dekker: niet meteen boete voor voetbalclub vanwege nieuwe privacywet van de NOS wordt aangegeven dat u niet bang hoeft te zijn dat om boetes te krijgen als u de gegevens nog niet goed heeft beschermd. Na morgen zal er eerst schappelijk worden omgegaan met de nieuwe Europese privacywet. Interesse
Al met al kunt u meestal uw marketing werkzaamheden gewoon voortzetten als voor 25 mei 2018. Wilt u meer informatie over de AVG in relatie tot uw marketing en verkoop in de agribusiness? Bekijk onze FAQ omtrent AVG in de Agribusiness of neem contact op met Peter Arkenbout via peter.arkenbout@prosu.nl.
